Lãnh đạo phòng:

Các thành viên của phòng:

Chức năng:

Tham mưu cho Viện trưởng về công tác mua sắm, trang bị phục vụ hoạt động của Viện theo định hướng chiến lược phát triển của Viện.

Nhiệm vụ:

Công tác quản lý cơ sở vật chất

Đề xuất các phương thức quản lý, xây dựng quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc, vật tư chuyên dụng và thông dụng trong Viện; theo dõi việc thực hiện các quy định trên của các đơn vị trong và ngoài Viện.

Quản lý lưu giữ và bảo quản hồ sơ pháp lý có liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc và vật tư kỹ thuật của Viện như: đất đai, nhà cửa, công sở, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, cây xanh.

Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về sửa chữa nhỏ, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên trang thiết bị, công trình, kiến trúc; đề xuất công tác sửa chữa lớn nhà cửa, trang thiết bị trong Viện.

Tổng hợp, giải quyết và phân phối các đề xuất về mua sắm, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị (máy móc, thiết bị, nhà cửa, bàn ghế .....) đến các đơn vị có trách nhiệm xử lý.

Phối hợp với các bộ phận, đơn vị trong Viện thực hiện việc kiểm kê, đánh giá tài sản, trang thiết bị; thanh lý trang thiết bị vật tư, công trình kiến trúc cũ hư hỏng hoặc không có nhu cầu sử dụng.

Tổ chức cấp phát vật tư, quản lý kho.

Lập báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ hoặc đột xuất về công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của Viện.

Công tác phục vụ điện, nước, điện thoại, vật tư, trang thiết bị

Quản lý vận hành hệ thống điện, nước, trang thiết bị phục vụ và các công tác khác trong toàn Viện.

Đảm bảo đầy đủ điện, nước và các phương tiện làm việc cho các phòng làm việc, phòng họp, phòng thí nghiệm, kho tàng, theo dõi đồng hồ đo điện, nước và làm thủ tục thanh toán theo đúng quy định.

Quản lý việc sử dụng điện thoại trong Viện đảm bảo cho việc thông tin liên lạc thông suốt.

Phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm liên quan để theo dõi thi công, nghiệm thu các công trình đã xây dựng hoặc sửa chữa cải tạo; nhận bàn giao và đưa công trình đó vào sử dụng có hiệu quả.

Trên cơ sở kinh phí hàng năm, phối hợp với các khoa, phòng, trung tâm phân phối, dự trù và mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉ đạo tuyến, nghiên cứu khoa học của Viện.

Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa nhỏ cơ sở vật chất, trang thiết bị khi các đơn vị đề nghị.

Công tác lập kế hoạch định kỳ và mua sắm hàng hoá

Tổ chức lấy thông tin về nhu cầu mua sắm trang bị (máy móc, dụng cụ và linh kiện chuyên dùng), vật tư (hoá chất, sinh phẩm, động vật thí nghiệm) của các khoa và các bộ phận khác thuộc Viện.

Tổng hợp dự trù mua sắm của các đơn vị để lập kế hoạch mua sắm hàng năm, bao gồm danh mục chi tiết với thứ tự ưu tiên cho các mục, trình Viện trưởng xem xét phê duyệt.

Trực tiếp tổ chức thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch và quy trình đã được duyệt để giao cho đơn vị thụ hưởng; tổ chức theo dõi công tác quản lý, sử dụng máy móc, dụng cụ, vật tư tại đơn vị.

Kiểm tra, theo dõi việc quản lý, bảo quản và sử dụng toàn bộ máy móc, dụng cụ, vật tư chuyên ngành đã cấp phát cho các đơn vị; chủ trì, cùng đơn vị thụ hưởng triển khai lắp đặt, vận hành máy móc khi được cung cấp; lập hồ sơ và quy tắc bảo quản, sử dụng thiết bị, quy tắc an toàn lao động; tổ chức bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời khi có hư hỏng thiết bị sau khi được Lãnh đạo Viện phê duyệt.

5. Theo dõi, quản lý toàn bộ máy móc, dụng cụ, vật tư trên sổ sách và tham gia kiểm kê tài sản hàng năm ở thời điểm ngày 01 tháng 01. Lập báo cáo định kỳ theo quy định và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước.