Các thành viên của phòng:

Chức năng:

Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng giúp Viện trưởng xây dựng bộ máy tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực của Viện.

Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.

Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.

Thực hiện bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan.

Tham mưu cho Viện trưởng về công tác quản lý hành chính, thực hiện tốt nội quy, quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của Viện.

Nhiệm vụ:

Công tác tổ chức cán bộ

Chủ trì nghiên cứu đề xuất tổ chức bộ máy; thành lập, giải thể, sáp nhập các bộ phận cấp khoa, phòng, trung tâm, các hội đồng theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện đã được Bộ trưởng Bộ Y tế phê duyệt; xây dựng chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác, cách thức làm việc của các đơn vị trực thuộc Viện, phù hợp với sự phát triển của Viện.

Chuẩn bị nhân sự cho tổ chức bộ máy phù hợp về mặt cơ cấu, số lượng, tiêu chuẩn chức danh các vị trí đó.

Phối hợp với các đơn vị có liên quan bảo đảm nguồn lực hỗ trợ cần thiết cho công tác tổ chức bộ máy.

Căn cứ đề án phát triển tổng thể của Viện, xây dựng kế hoạch nhân sự cho các lĩnh vực hoạt động về đào tạo, nghiên cứu và chỉ đạo tuyến.

Xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng, qui hoạch về cơ cấu đội ngũ cán bộ viên chức và mô tả công việc của vị trí đó.

Phối hợp với các đơn vị của Viện tiến hành việc thực hiện đánh giá cán bộ viên chức và người lao động hàng năm.

Lập kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ viên chức dựa trên nhu cầu của các đơn vị, tham mưu cho Lãnh đạo Viện về việc phát triển nhân lực một cách hiệu quả.

Tham mưu cho Lãnh đạo Viện về việc đề bạt, nâng lương, nâng ngạch, chuyển ngạch cho cán bộ viên chức và người lao động.

Triển khai thực hiện đúng các qui định về chế độ, chính sách đối với người lao động, chính sách khuyến khích với các hình thức phù hợp.

Tham mưu tổ chức và phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc tạo môi trường làm việc, văn hóa nơi công sở; quản lý bổ sung, lưu trữ hồ sơ của cán bộ, viên chức.

Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; đảm bảo các chế độ chính sách cho cán bộ viên chức và người lao động như: về hưu, thôi việc, ưu đãi nghề, thai sản, bảo hiểm xã hội ...

Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, chống tham nhũng của cán bộ viên chức.

Công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ, quản lý tổ xe

Tổ chức soạn thảo các văn bản của Viện thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; đánh máy, in ấn, sao y các loại công văn tài liệu phục vụ cho công tác, hoạt động của Viện.

Tiếp nhận, phân loại các công văn, thư tín, điện báo, fax, thư điện tử... từ các nơi gửi đến; chuyển đến các đơn vị và cá nhân có liên quan để xử lý giải quyết.

Kiểm tra thể thức và thủ tục, phân loại công văn, tài liệu, tờ trình của các bộ phận và cá nhân trong Viện đến xin chữ ký hoặc ý kiến của lãnh đạo Viện; giám sát việc thực hiện các quy định về thủ tục hành chính trong Viện.

Quản lý con dấu; lưu trữ các công văn, giấy tờ của Viện; chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật để trình cơ quan có thẩm quyền quyết định.

Chịu trách nhiệm về việc khánh tiết, trang trí, phục vụ và bảo đảm cho các ngày lễ và các hội nghị cấp Viện.

Làm các thủ tục phục vụ các chuyến công tác của Lãnh đạo Viện; tổ chức đón và hướng dẫn khách đến làm việc, tổ chức công tác đối ngoại của Lãnh đạo Viện với các cơ quan, địa phương.

Cấp, xác nhận các giấy tờ hành chính của cán bộ, công chức, viên chức theo phân cấp hoặc uỷ quyền của Viện trưởng, bao gồm: Giấy giới thiệu ; xác nhận chữ ký, thông báo chữ ký đến các cơ quan tổ chức ngoài Viện; ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Viện.

Đề xuất, triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính của Viện.

Quản lý và điều hành tổ xe và cung cấp xăng dầu phục vụ công tác của Viện.

Tổ chức mua sắm vật tư, trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho công việc và mua sắm bảo hộ lao động cho cán bộ, viên chức.

Công tác lưu trữ, vệ sinh cơ quan

Làm nhiệm vụ thư ký; dự thảo thông báo, kết luận của các hội nghị do lãnh đạo Viện chủ trì.

Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu lưu trữ chung của Viện; hướng dẫn cán bộ, viên chức lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng qui định hiện hành.

Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT), bảo quản tốt TLLT, sắp xếp kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng TLLT.

Tổ chức thực hiện các panô - áp phích, các khẩu hiệu tuyên truyền, trang trí thường xuyên phục vụ các sự kiện chính trị, ngày lễ, ngày hội… ; chuẩn bị và in các ấn phẩm, thiệp, lịch năm, quà tặng, thư chúc mừng … phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Viện.

Tổ chức quản lý phòng truyền thống của Viện; bảo quản các tặng phẩm, vật kỷ niệm, lưu niệm, hiện vật khen thưởng của Viện.

Quản lý và làm vệ sinh phòng họp, hội trường, phòng giao ban, nhà vệ sinh và các khu vực khác trong Viện.

Quy hoạch và thực hiện công tác vệ sinh môi trường; chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, cây bóng mát đảm bảo cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp.

Lập kế hoạch và xây dựng phương án bảo vệ an ninh trật tự, đảm bảo an toàn người và tài sản chung của Trường; Phối hợp với cơ quan công an, chính quyền địa phương giải quyết kịp thời khi có sự việc xảy ra; triển khai công tác phòng chống bão lụt.

Quản lý quân nhân dự bị, sĩ quan dự bị, công tác nghĩa vụ quân sự và động viên quân sự, tổ chức và quản lý tự vệ trong Viện.